Cloud Printing: Die Zukunft des Druckens und Scannens – Effizienz und Flexibilität mit Printix

Drucker sind in vielen Unternehmen unverzichtbar – sie werden täglich benötigt, sei es für Dokumente, Verträge oder Rechnungen. Doch was passiert, wenn etwas schiefgeht? Ein Gerät muss ausgetauscht werden, oder es gibt Probleme mit der Installation? In solchen Fällen stehen Unternehmen oft vor einem enormen Aufwand, der mit der richtigen Lösung jedoch deutlich reduziert werden kann. Wir bei Leftclick haben eine enge Partnerschaft mit Printix, einem führenden Anbieter im Bereich Cloud Printing, geschlossen und sind begeistert von den Möglichkeiten, die dieses Produkt für unsere Kunden und uns bietet.

Der Standardprozess: Aufwändig und zeitraubend

Stellen Sie sich vor, ein Drucker muss ausgetauscht werden. Die Erstinstallation ist meist noch einfach – doch das wahre Problem beginnt, wenn das Gerät weitere Funktionen benötigt, wie etwa das Scannen in SharePoint, E-Mail oder auf einen Ordner. Hier müssen oftmals viele Anpassungen vorgenommen werden, die je nach Digitalisierungsgrad des Unternehmens variieren können. Selbstverständlich müssen die Drucker auch auf allen Geräten im Netzwerk installiert werden, was besonders in grösseren Unternehmen mit vielen Endgeräten zu einer zeitraubenden Aufgabe wird.

Das Problem wird noch grösser, wenn das Gerät ersetzt werden muss – dann müssen sämtliche Einstellungen auf das neue Gerät übertragen werden, was einen immensen Aufwand bedeutet. Allein für die Grundkonfiguration können schnell mehrere Stunden aufgewendet werden. Hinzu kommen spätere Anpassungen bei Änderungen im Workflow oder neuen Benutzern.

Die Lösung: Cloud Printing mit Printix

Printix bietet eine einfache und äusserst effiziente Lösung für genau diese Probleme. Mit der Cloud-basierten Verwaltung von Druckern und Scannern können Sie alle Drucker in Ihrem Netzwerk zentral steuern und konfigurieren – und das ohne physische Eingriffe. Einmal eingerichtet, können alle Drucker mit wenigen Klicks konfiguriert und für jeden Benutzer im Netzwerk bereitgestellt werden.

Einmalige Einrichtung, lebenslange Flexibilität: Die Vorteile von Cloud Printing sind sofort erkennbar. Die grundlegende Einrichtung wird einmal vorgenommen, und von da an ist die Nutzung flexibel und ohne grossen Aufwand möglich. Die Drucker können automatisch auf jedem Gerät im Netzwerk konfiguriert werden, sodass keine manuellen Installationen oder Nachbearbeitungen notwendig sind. Beim Austausch eines Druckers können alle Einstellungen bequem vom alten auf das neue Gerät übertragen werden.

Automatische Anpassungen für neue Benutzer: Besonders praktisch für Unternehmen mit häufig wechselnden Mitarbeitern ist die automatische Bereitstellung von Druckern und Scannern. Sobald ein neuer Benutzer hinzukommt, wird der Drucker automatisch mit den erforderlichen Funktionen wie Duplex-Druck oder Schwarzweiss-Standardvorgabe konfiguriert. Auch die Auswahl des Standarddruckers ist problemlos möglich, ohne dass Einstellungen manuell an jedem Gerät angepasst werden müssen.

Dokumentenmanagement: Scannen und Ablage leicht gemacht

Ein weiteres Highlight von Printix ist die vollständige Integration von Cloud-Lösungen wie SharePoint. Dies spielt eine zentrale Rolle in unserer eigenen Digitalisierungstrategie. Mit Printix können wir direkt am Drucker auswählen, von welchem Zulieferer oder Dienstleister ein Dokument stammt und ob es sich um eine Rechnung oder ein anderes Dokument handelt. Im Hintergrund wird dieses automatisch in den richtigen Ordner auf SharePoint abgelegt.

Warum das wichtig ist: Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen erhält wöchentlich etwa 20 Dokumente, die gescannt und abgelegt werden müssen. Bei einer Bearbeitungszeit von etwa 5 Minuten pro Dokument, nur um es umzubenennen und korrekt zu archivieren, summieren sich die Stunden schnell: 100 Minuten pro Woche, 5200 Minuten im Jahr – das sind mehr als 86 Stunden, also über 3 Tage nur für die Ablage von Dokumenten. Und das ist noch eine konservative Schätzung! Mit Printix entfällt dieser Aufwand vollständig, da die Dokumente automatisch korrekt abgelegt werden.

OCR-Technologie für eine einfache Suche

Printix geht noch einen Schritt weiter: Durch die OCR (Optical Character Recognition)-Technologie wird das gescannte Dokument durchsuchbar, was das Auffinden von Informationen erheblich vereinfacht. Sobald ein Dokument gescannt und abgelegt ist, können Sie es mit den richtigen Suchbegriffen schnell wiederfinden – ein enormer Vorteil für Unternehmen, die viel mit Papierdokumenten arbeiten.

Mobile Scannen und Drucken: Flexibilität, wo immer Sie sind

Ein weiterer Pluspunkt von Printix ist die Möglichkeit, vom Mobiltelefon aus zu scannen und zu drucken. So können Mitarbeiter Dokumente direkt mit ihrem Handy fotografieren und automatisch in den entsprechenden Ordner auf SharePoint oder in andere Cloud-Speicher hochladen. Dies erhöht nicht nur die Flexibilität, sondern auch die Effizienz, da keine physischen Dokumente mehr durch die Firma transportiert werden müssen.

Langfristige Vorteile der Cloud-Umstellung

Obwohl die Installation eines Cloud-Systems anfangs ähnlich aufwendig sein kann wie die eines herkömmlichen Druckers, überwiegen die langfristigen Vorteile deutlich. Die Vorteile von Cloud Printing mit Printix liegen auf der Hand: Zeitersparnis durch die automatisierte Verwaltung von Druckern, weniger manuelle Fehler, ein einfacheres Dokumentenmanagement und die Möglichkeit, alle Geräte zentral zu steuern.

Die Flexibilität und Effizienz, die durch die Cloud-gestützte Druckerverwaltung erreicht wird, sorgen dafür, dass Ihre IT-Abteilung nicht mehr mit zeitaufwändigen Drucker-Installationen oder -Fehlerbehebungen belastet wird. Stattdessen können Sie sich auf wichtigere strategische Aufgaben konzentrieren und die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen weiter vorantreiben.

Fazit: Die Zukunft des Druckens und Scannens

Cloud Printing mit Printix ist nicht nur eine Lösung für das Druckmanagement – es ist ein Schritt in die Zukunft der digitalen Transformation. Die einfache Verwaltung, die automatische Konfiguration und die vollständige Integration in Ihre Cloud-Dokumentenlösungen machen Printix zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen, die ihre Büroprozesse optimieren und digitalisieren möchten.

Die Vorteile von Cloud Printing sind klar: Es spart Zeit, reduziert den Aufwand und hilft Ihnen, Ihr Unternehmen in die digitale Zukunft zu führen. Wenn auch Sie Ihre Drucker und Scanner effizienter verwalten und gleichzeitig die Digitalisierung vorantreiben möchten, dann ist Printix die Lösung für Sie!