Prozessautomatisierung: Wo sie beginnt – und wo sie aufhört

In vielen Unternehmen binden manuelle Abläufe Zeit und Ressourcen – und frustrieren sowohl Mitarbeitende als auch Kunden. Prozessautomatisierung verspricht, diese Hürden abzubauen und wiederkehrende Tasks zuverlässig, fehlerfrei und rund um die Uhr zu erledigen. Doch wo genau lohnt sich der Einsatz? Und wo sind die Grenzen?

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung bedeutet, standardisierte, wiederkehrende Arbeitsschritte durch Softwarelösungen oder Roboter so zu gestalten, dass sie selbstständig ablaufen. Statt Formulare von Hand auszufüllen, Daten zu übertragen und Angebote manuell zu kalkulieren, übernimmt ein digitaler Workflow diese Aufgaben – fehlerfrei, nachvollziehbar und revisionssicher.

Sinnvolle Einsatzbereiche

Nicht jeder Prozess eignet sich gleich gut für Automatisierung. Die wichtigsten Kriterien sind:

• Häufigkeit Wiederholt sich ein Ablauf mehrfach täglich, wöchentlich oder monatlich?

• Standardisierung Gibt es feste, klar definierte Regeln, nach denen der Prozess abläuft?

• Volumen Lohnt sich die Investition durch spürbare Zeit- und Kosteneinsparungen?

• Kundenkontakt Wo ergänzt Automatisierung den persönlichen Austausch, ohne ihn zu ersetzen?

Beispiel: Einen robotergesteuerten Greifarm für das tägliche Leeren des Briefkastens einzusetzen, wäre ein Kanonenschuss auf Spatzen. Dagegen ist die digitale Abwicklung der Geräteannahme – vom Check-in bis zur Angebotskalkulation – ein klarer Gewinn für Zeit, Kosten und Kundenzufriedenheit.

Praxisbeispiel: Geräte-Check-in bei Leftclick AG

Früher haben wir jede Geräteannahme mit Papierformularen und manueller Erfassung erledigt. Heute läuft der Prozess komplett automatisiert:

• Anmeldung Kunde kommt mit Gerät – per Tablet-Formular erfassen wir, ob es ein Neu- oder Bestandskunde ist.

• Datenpflege System prüft automatisch, ob Firma und Kontakt bereits vorhanden sind; fehlende Stammdaten werden angelegt.

• Ticket-Erstellung Es entsteht ein neues Ticket, verknüpft mit Kunde, Firma und Gerät.

• Geräteregistrierung Das Gerät wird im System erfasst und zum Ticket hinzugefügt.

• Bearbeitung Mitarbeitende starten direkt mit Wartung und Reparatur – der Workflow hält alle Informationen bereit.

• Check-in/Check-out per QR-Code Am Schluss scannt der Kunde per Tablet den QR-Code und erhält automatisch eine Bestätigungs-E-Mail.

Ergebnis: Ein nahtloser Ablauf, minimale manuelle Eingriffe, transparente Kommunikation und zufriedene Kunden.

Chancen und Risiken

• Zeitgewinn: Mitarbeitende konzentrieren sich auf wertschöpfende Aufgaben.

• Kostenersparnis: Langfristige Amortisation der Automatisierungsinvestition (10–20 Tsd. CHF).

• Fehlerreduktion: Tippfehler und Medienbrüche entfallen.

• Skalierbarkeit: Prozesse bleiben stabil, auch wenn das Auftragsvolumen steigt.

• Anfangsinvestition: Hohe Projektkosten erfordern eine langfristige Perspektive.

• Komplexität: Automatisierungslösungen müssen passgenau entwickelt werden.

• Akzeptanz: Manchmal lehnen Mitarbeitende oder Kunden standardisierte Abläufe ab.

Fazit

Prozessautomatisierung beginnt dort, wo Abfolgen klar standardisiert, häufig erforderlich und fehleranfällig sind. Sie endet dort, wo persönlicher Kontakt, Kreativität und Flexibilität gefragt bleiben. Ob als Teilprozess oder End-to-End-Workflow – eine durchdachte Automatisierung spart Zeit, senkt Kosten und steigert die Zufriedenheit aller Beteiligten.

Kennt ihr in eurem Unternehmen Prozesse, die ein echter Zeitfresser sind? Lasst uns gemeinsam herausfinden, wo Automatisierung den größten Hebel bringt – und wie wir eure Abläufe zukunftssicher gestalten können.