Backup: Hoffentlich brauchen Sie es nie. Aber wenn, dann richtig.

Ein gutes Backup ist ein bisschen wie eine Versicherung oder ein Feuerlöscher. Im Alltag denkt man kaum darüber nach, aber wenn plötzlich etwas passiert, ist man sehr froh, wenn alles funktioniert. Genau deshalb gehören Backups zu den wichtigsten Bestandteilen einer professionellen IT-Infrastruktur.

Viele Unternehmen können die Frage „Haben wir ein Backup?“ mit Ja beantworten. Die wichtigere Frage lautet jedoch: „Können wir unsere Daten im Notfall auch zuverlässig daraus wiederherstellen?“ Denn ein grüner Status mit „Backup erfolgreich“ sieht zwar gut aus, sagt aber noch nicht automatisch aus, dass im Ernstfall wirklich alle benötigten Daten vorhanden und wiederherstellbar sind.

Was ist überhaupt ein Backup?

Ein Backup ist eine unabhängige Kopie wichtiger Daten und Systeme, aus der diese im Notfall wiederhergestellt werden können. Dabei geht es nicht nur um den klassischen Hardwaredefekt. Datenverluste entstehen heute aus ganz unterschiedlichen Gründen.

Dazu gehören beispielsweise:

• defekte Festplatten oder Server

• versehentlich gelöschte Dateien

• Ransomware und andere Cyberangriffe

• fehlerhafte Updates oder Softwareprobleme

• Diebstahl

• Feuer- oder Wasserschäden

• menschliche Fehler

Gerade der letzte Punkt kommt häufiger vor, als man denkt. Eine Datei wird überschrieben, ein ganzer Ordner verschoben oder etwas gelöscht, das eigentlich noch benötigt wurde. In solchen Situationen ist ein sauberes Backup oft die einfachste Möglichkeit, den vorherigen Stand wiederherzustellen.

Die 3-2-1-1-0-Regel

Eine bewährte Grundlage für moderne Backup-Konzepte ist die sogenannte 3-2-1-1-0-Regel. Sie beschreibt, wie Sicherungen aufgebaut werden sollten, damit nicht ein einzelner Fehler gleich alle Kopien der Daten betrifft.

3: Drei Kopien der Daten

Von wichtigen Daten sollten insgesamt mindestens drei Kopien vorhanden sein. Dazu zählen die produktiven Daten und zwei zusätzliche Sicherungen.

Der Grund dafür ist einfach: Auch ein Backup kann ausfallen, beschädigt werden oder aufgrund eines technischen Fehlers unbrauchbar sein. Liegen sämtliche Daten nur auf einem Server und zusätzlich auf einem einzigen Backup-System, besteht weiterhin eine relativ grosse Abhängigkeit von diesen beiden Systemen.

Mehrere unabhängige Kopien reduzieren dieses Risiko deutlich.

2: Zwei unterschiedliche Speicherarten

Die Sicherungen sollten nicht alle auf demselben System oder derselben Technologie liegen. Eine sinnvolle Kombination kann beispielsweise aus dem produktiven Server, einem lokalen Backup-System und einem externen Cloud-Speicher bestehen.

Wichtig ist dabei vor allem die technische Trennung. Drei Festplatten im selben Server sind zwar drei Datenträger, aber keine drei unabhängigen Backups. Fällt das komplette System aus oder wird es kompromittiert, können alle Festplatten gleichzeitig betroffen sein.

1: Eine Kopie ausser Haus

Mindestens eine Backup-Kopie sollte an einem anderen Standort gespeichert werden. Ein lokales Backup schützt sehr gut vor einzelnen Hardwaredefekten, kann aber bei einem Brand, Wasserschaden, Einbruch oder grösseren technischen Problem am Standort ebenfalls verloren gehen.

Eine externe Sicherung kann beispielsweise verschlüsselt in einem Rechenzentrum oder einem Cloud-Speicher abgelegt werden. Dadurch bleibt eine Kopie der Daten unabhängig vom eigenen Standort verfügbar.

1: Eine Kopie offline oder unveränderbar

Dieser Punkt ist insbesondere durch Ransomware immer wichtiger geworden. Moderne Schadsoftware versucht teilweise nicht nur die produktiven Daten zu verschlüsseln, sondern gezielt auch vorhandene Backups zu löschen oder unbrauchbar zu machen.

Deshalb sollte mindestens eine Sicherung so geschützt sein, dass sie nicht ohne Weiteres verändert oder gelöscht werden kann. Hier kommen beispielsweise sogenannte immutable Backups zum Einsatz. Dabei werden Sicherungen für einen definierten Zeitraum unveränderbar gespeichert.

Selbst wenn ein Angreifer Zugriff auf Systeme oder Administratorkonten erhält, soll dadurch verhindert werden, dass gleichzeitig auch alle Sicherungen zerstört werden können.

0: Null ungeprüfte Fehler

Der letzte Punkt der Regel wird häufig unterschätzt. Ein Backup ist nur dann wirklich hilfreich, wenn sich die Daten daraus auch wiederherstellen lassen.

Deshalb reicht es nicht, lediglich zu kontrollieren, ob ein Backup-Job erfolgreich abgeschlossen wurde. Sicherungen sollten überwacht und regelmässig auf ihre Wiederherstellbarkeit geprüft werden. Fehler müssen erkannt und behoben werden, bevor tatsächlich ein Notfall eintritt.

Lokal, Cloud oder beides?

Für Backups gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Welche Variante sinnvoll ist, hängt unter anderem von der vorhandenen Infrastruktur, der Datenmenge und den Anforderungen an die Wiederherstellungszeit ab.

Lokales Backup

Bei einem lokalen Backup werden Daten auf einem separaten System innerhalb des Unternehmens gesichert. Der grosse Vorteil liegt in der Geschwindigkeit. Müssen grössere Datenmengen wiederhergestellt werden, können lokale Sicherungen sehr schnell verfügbar sein.

Der Nachteil besteht darin, dass sich das Backup am selben Standort befindet. Bei grösseren Ereignissen können deshalb sowohl die produktiven Systeme als auch das Backup betroffen sein.

Cloud-Backup

Bei einem Cloud-Backup werden die Daten verschlüsselt an einen externen Speicherort übertragen. Dadurch befindet sich die Sicherung räumlich getrennt vom Unternehmen.

Ein Cloud-Backup bietet dadurch einen zusätzlichen Schutz vor lokalen Schäden und eignet sich sehr gut als externe Sicherung innerhalb einer Backup-Strategie.

Hybrides Backup

In vielen Unternehmen ist eine Kombination aus lokalem und externem Backup sinnvoll. Dabei steht eine lokale Sicherung für schnelle Wiederherstellungen zur Verfügung, während eine zusätzliche Kopie extern gespeichert wird.

So lassen sich die Vorteile beider Varianten miteinander kombinieren.

Was gehört eigentlich alles ins Backup?

Beim Thema Backup denken viele zuerst an Dokumente und Dateiablagen. In einer modernen Unternehmensumgebung gibt es jedoch deutlich mehr Daten, die im Ernstfall wichtig sein können.

Je nach Infrastruktur können beispielsweise folgende Systeme und Daten gesichert werden:

• Server

• virtuelle Maschinen

• Datenbanken

• Dokumente und Dateiablagen

• Microsoft 365

• Exchange und E-Mails

• SharePoint

• OneDrive

• Teams-Daten

• wichtige Arbeitsplatzdaten

• Fachapplikationen

• Buchhaltungsdaten

• ERP- und CRM-Systeme

• wichtige Konfigurationen

Deshalb sollte bei einer Backup-Planung immer genau definiert werden, welche Systeme gesichert werden und welche Daten im Ernstfall wirklich wieder verfügbar sein müssen.

Die Frage sollte also nicht nur lauten: „Haben wir ein Backup?“, sondern vielmehr: „Was genau wird gesichert und wie können wir es wiederherstellen?“

Unsere Backup Do's

Backups automatisieren

Ein Backup sollte möglichst automatisch durchgeführt werden. Sobald Sicherungen davon abhängig sind, dass jemand regelmässig eine Festplatte anschliesst oder manuell einen Kopiervorgang startet, steigt das Risiko, dass Sicherungen vergessen oder nicht regelmässig durchgeführt werden.

Automatisierte Backups sorgen dafür, dass Sicherungen nach einem definierten Zeitplan durchgeführt werden und nicht vom Tagesgeschäft abhängig sind.

Backups überwachen

Ein fehlgeschlagenes Backup ist grundsätzlich noch kein grosses Problem. Problematisch wird es erst dann, wenn der Fehler über längere Zeit niemandem auffällt.

Deshalb sollten Sicherungen überwacht werden. Erfolgreiche und fehlgeschlagene Backup-Jobs können beispielsweise per E-Mail gemeldet oder zentral kontrolliert werden. Bei einem Fehler kann entsprechend reagiert werden, bevor mehrere Sicherungen hintereinander ausfallen.

Daten verschlüsseln

Backup-Daten enthalten häufig einen grossen Teil der wichtigsten Unternehmensinformationen. Deshalb müssen auch die Sicherungen selbst entsprechend geschützt werden.

Wir setzen bei unseren Backup-Lösungen auf AES-256-Verschlüsselung. Dadurch bleiben die gespeicherten Daten auch ausserhalb der produktiven Umgebung geschützt.

Aufbewahrungszeiten definieren

Nicht jeder Datenverlust wird sofort bemerkt. Eine Datei kann beispielsweise bereits vor mehreren Tagen oder Wochen gelöscht oder verändert worden sein.

Deshalb sollten Backups verschiedene Wiederherstellungspunkte enthalten. Wie lange Sicherungen aufbewahrt werden, hängt von den jeweiligen Anforderungen des Unternehmens ab.

Wiederherstellungen testen

Ein Backup sollte regelmässig getestet werden. Dabei wird geprüft, ob Daten tatsächlich aus der Sicherung wiederhergestellt werden können.

Dieser Punkt ist besonders wichtig, denn ein Backup, das jahrelang erfolgreich durchgeführt wurde, aber im Ernstfall nicht wiederhergestellt werden kann, erfüllt seinen eigentlichen Zweck nicht.

Backup Don'ts

RAID als Backup betrachten

RAID kann dabei helfen, den Ausfall einzelner Festplatten abzufangen. Es ersetzt jedoch kein Backup.

Wird eine Datei gelöscht, falsch verändert oder durch Schadsoftware verschlüsselt, betrifft dies auch die Daten innerhalb des RAID-Systems. RAID erhöht die Verfügbarkeit eines Systems, bietet aber keine unabhängige Datenkopie.

Backups auf demselben Server speichern

Ein Backup auf einer zweiten Festplatte oder einem zusätzlichen Laufwerk desselben Servers bietet nur begrenzten Schutz. Fällt das komplette System aus, kann auch die Sicherung betroffen sein.

Backups sollten deshalb möglichst unabhängig vom produktiven System gespeichert werden.

Eine USB-Festplatte dauerhaft angeschlossen lassen

Externe Festplatten können durchaus Bestandteil einer Backup-Strategie sein. Wenn sie jedoch dauerhaft mit dem Computer oder Server verbunden sind, können sie bei einem Cyberangriff ebenfalls erreichbar sein.

Im schlimmsten Fall werden dadurch nicht nur die produktiven Daten, sondern gleichzeitig auch die Sicherung verschlüsselt oder gelöscht.

Nur eine einzige Sicherung besitzen

Eine einzelne Backup-Kopie ist besser als keine Sicherung, bietet aber weiterhin ein relativ grosses Risiko. Auch Backup-Datenträger können ausfallen oder beschädigt werden.

Genau deshalb sieht die 3-2-1-1-0-Regel mehrere unabhängige Kopien vor.

Microsoft 365 mit einem vollständigen Backup verwechseln

Microsoft 365 bietet verschiedene Mechanismen wie Papierkorb, Versionierung und Aufbewahrungsfunktionen. Diese Funktionen sind wichtig, ersetzen aber nicht in jedem Fall eine unabhängige Backup-Strategie.

Gerade bei wichtigen Unternehmensdaten kann deshalb eine zusätzliche Sicherung von Exchange, OneDrive, SharePoint und weiteren Microsoft-365-Diensten sinnvoll sein.

Backup einrichten und danach vergessen

Eine Backup-Strategie sollte regelmässig überprüft werden. IT-Umgebungen verändern sich laufend. Neue Server werden eingerichtet, Datenmengen wachsen, Mitarbeitende nutzen neue Anwendungen und zusätzliche Cloud-Dienste kommen hinzu.

Eine Sicherung, die vor drei Jahren korrekt eingerichtet wurde, muss deshalb heute nicht automatisch noch alle relevanten Daten enthalten.

Wie oft sollte ein Backup durchgeführt werden?

Wie häufig Daten gesichert werden sollten, hängt davon ab, wie viel Datenverlust ein Unternehmen im schlimmsten Fall akzeptieren kann.

Wird beispielsweise nur einmal pro Nacht gesichert, können bei einem Ausfall theoretisch fast 24 Stunden Arbeit verloren gehen. Für einige Unternehmen ist das problemlos verkraftbar. Bei anderen Unternehmen wären bereits wenige Stunden Datenverlust kritisch.

Für die Planung werden deshalb häufig zwei Werte verwendet:

• RPO, Recovery Point Objective: Wie viele Daten beziehungsweise welcher Zeitraum darf im schlimmsten Fall verloren gehen?

• RTO, Recovery Time Objective: Wie lange darf es dauern, bis die Systeme wieder verfügbar sind?

Diese beiden Werte helfen dabei, die passende Sicherungshäufigkeit und die Anforderungen an die Wiederherstellung festzulegen.

Ein Backup muss nicht kompliziert sein

Eine professionelle Backup-Strategie muss nicht unnötig kompliziert aufgebaut sein. Entscheidend ist vielmehr, dass sie zur vorhandenen IT-Infrastruktur passt und dass klar definiert ist, welche Daten geschützt werden müssen.

Eine gute Grundlage bietet dabei die 3-2-1-1-0-Regel:

• 3 Kopien der wichtigen Daten

• 2 unterschiedliche Speicherarten

• 1 Kopie ausser Haus

• 1 geschützte oder unveränderbare Kopie

• 0 ungeprüfte Backup-Fehler

Zusätzlich gehören eine saubere Verschlüsselung, eine automatische Überwachung und regelmässige Wiederherstellungstests zu einem zuverlässigen Backup-Konzept.

Am Ende geht es bei einem Backup nicht darum, möglichst viele Sicherungen zu produzieren oder jeden Morgen einen grünen Status zu sehen. Entscheidend ist, dass das Unternehmen nach einem technischen Problem, einem menschlichen Fehler oder einem Cyberangriff möglichst schnell wieder auf seine Daten zugreifen und weiterarbeiten kann.